個人情報・個人番号の保護について

個人情報・個人番号の保護について

Ⅰ.個人情報・個人番号保護方針

  1. 当社は、個人情報の保護に関する法律、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律その他の関係法令および社会規範を遵守し、個人情報・個人番号の保護の実践に努めてまいります。
  2. 当社は、個人情報・個人番号の保護を実践するために、当社の役職員等の教育を充実させます。
  3. 当社は、個人情報・個人番号の保護を実践するために、適切な組織体制の整備を行います。
  4. 当社は、個人情報・個人番号の保護を実践するために、適切な内部規則の整備を行います。
  5. 当社は、個人情報・個人番号の保護を実践するために、個人情報・個人番号の取得、提供、取扱い等について、適切な手続の整備を行います。
  6. 当社は、個人情報・個人番号の保護を実践するために、情報セキュリティの向上に努力します。
  7. 当社は、個人情報・個人番号の保護を実践するために、適切な監査を行います。
  8. 当社は、個人情報・個人番号の保護の実践体制について、継続的に見直しを行います。

Ⅱ. 利用目的

Ⅱ-1. 個人情報の利用目的

当社は、当社の行う各事業のために、以下に記載する利用目的(これに付随関連する目的を含む。)の範囲で、個人情報を利用します。 ただし、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に定める特定個人情報については、別に定める「個人番号および特定個人情報の利用目的」の範囲で利用します。

①医師、歯科医師、獣医師、薬剤師、臨床検査技師、看護師、薬局・薬店、医学・薬学に関連する研究者等の医療関係者(団体である場合は、その所属者を含む。以下、同じ。)および、患者等の製品(サービスを含む。以下、同じ。)の使用者(過去に使用者であった方、および、将来使用者となることを予定している方を含む。)に関する個人情報。

個人情報

  1. 製品の提供
  2. 適正使用、品質、安全性その他の製品に関連する情報の提供・収集
  3. 利用状況、利用実態、利用ニーズその他の製品のマーケティング情報の提供・収集・分析
  4. 学術情報その他の当社の事業に関連する情報の提供・収集・検討
  5. 市販後調査その他の当社の事業に関連する調査・研究の実施
  6. 法令その他の規範に基づく届出・報告
  7. 前各号を遂行するうえで必要な範囲における第三者への提供

②製品卸売業者、製品原料仕入業者、製品製造業者等の当社の取引先、借入先等の当社に対する債権者、貸付先等の当社の債務者、弁護士・公認会計士等のコンサルタント、 その他の当社の事業に関連して当社と契約関係・債権債務関係(当該関係の構築に至る前段階の関係を含む。)を有する方(過去に有した方を含む。)に関する個人情報

  1. 当該契約関係・債権債務関係に基づく義務の履行もしくは権利の行使またはこれらに対する対応
  2. 当該契約関係・債権債務関係に関連する情報の提供・収集
  3. 新たな契約関係・債権債務関係の構築
  4. 取引履歴の管理
  5. 上記① 6.および7.記載の目的

③対外的窓口もしくは対外的窓口である当社の役職員等、または、当社のインターネットサイトに対する相談・連絡その他のアクセスを行った方に関する個人情報

  1. 当該相談・連絡に対する対応その他の連絡
  2. アクセス履歴の管理
  3. 上記① 6.および7.記載の目的

④株主の方(過去に株主であった方を含む。)の個人情報

  1. 会社法等の法令その他の規範に基づく義務の履行もしくは権利の行使またはこれらに対する対応
  2. 株主優待券の配布その他の株主に対する配布物の送付
  3. アンケートその他の株主との関係を円滑にするための施策の実施
  4. 上記を遂行するうえで必要な範囲における株主の管理
  5. 上記① 6.および7.記載の目的

⑤採用応募者およびインターンシップ応募者の方に関する個人情報

  1. 採否の検討・決定
  2. 採否に関連する連絡
  3. 採用選考活動の検証・分析および将来の採用選考活動
  4. インターンシップの実施および将来の企画・運営
  5. 上記① 6.および7.記載の目的

⑥役職員等(過去に役職員等であった者を含む。)またはそれらの家族の方の個人情報

  1. 当社企業グループにおける人員の適正配置その他の人事管理、給与支払その他の労務管理
  2. 福利厚生、安全衛生管理
  3. 教育・研修
  4. 上記① ⑥および⑦記載の目的

なお、当社が適法に氏名およびその連絡先に関する情報を保有する個人に対しては、以上の記載にかかわらず、当社の事業を遂行するうえで必要な範囲で、当社からの通知その他の連絡に、この情報を利用することがあります。

注意

1. 当社の行う各事業は以下のとおりです。

  • 人事、経理、総務、購買等に関する一般管理業務の受託
  • 営業活動の支援業務の受託
  • 研究開発支援業務の受託
  • 設備・建物の保全および工事等に関する業務の受託
  • 前各号に附帯又は関連する一切の事業
    • 2. 当社は、適法な範囲および方法で、適宜、利用目的の変更を行うことがあります。

Ⅱ-2. 個人番号および特定個人情報の利用目的

当社は、以下に記載する利用目的の範囲で、個人番号および特定個人情報を利用します。

  1. 報酬、料金等に関する支払調書作成および届出事務
  2. 不動産の使用料等に関する支払調書作成および届出事務
  3. 配当等に関する支払調書作成および届出事務
  4. 給与所得・退職所得に関する書類作成および届出事務
  5. 雇用保険に関する書類作成および届出事務
  6. 健康保険・厚生年金・国民年金に関する書類作成および届出事務
  7. 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する書類作成および届出事務

(注)当社は、適法な範囲および方法で、適宜、利用目的の変更を行うことがあります。

Ⅲ. 個人データの共同利用

当社は、次のとおり個人データの共同利用を行っています。

  1. 医師、歯科医師、獣医師、薬剤師、臨床検査技師、看護師、薬局・薬店、医学・薬学に関連する研究者等の医療関係者に関する個人データ

    1. 本個人データの項目
      氏名、性別、勤務先名、勤務先住所、勤務先電話番号、診療科、電子メールアドレス、生年月日、卒年・卒校、開勤区分その他上記II.に記載の利用目的の達成に必要な項目
    2. 本個人データを共同して利用する者の範囲
      住友ファーマ株式会社および住友ファーマ株式会社の国内外のグループ会社
    3. 本個人データの利用目的
      上記II. に記載の利用目的(共同して利用する者による同様の利用目的を含む。)
    4. 本個人データの管理について責任を有する者の名称、住所および代表者の氏名
      住友ファーマ株式会社
      (住所および代表者の氏名は本ウェブサイトの会社情報に記載のとおり。)
  2. 患者、治験参加者等に関する個人データ

    1. 本個人データの項目
      治験業務、安全管理業務、PMS業務等に必要な項目
    2. 本個人データを共同して利用する者の範囲
      住友ファーマ株式会社および住友ファーマ株式会社の国内外のグループ会社
    3. 本個人データの利用目的
      上記II. に記載の利用目的(共同して利用する者による同様の利用目的を含む。)
    4. 本個人データの管理について責任を有する者の名称、住所および代表者の氏名
      住友ファーマ株式会社
      (住所および代表者の氏名は本ウェブサイトの会社情報に記載のとおり。)
  3. 役職員等(過去に役職員等であった者を含む。)またはそれらの家族の方の個人データ①

    1. 本個人データの項目
      氏名、性別、生年月日、入社年月日、住所、電話番号、家族情報、学歴、所属、勤務地、役職、電子メールアドレス、人事・労務管理状況その他上記II. に記載の利用目的の達成に必要な項目
    2. 本個人データを共同して利用する者の範囲
      住友ファーマ株式会社および住友ファーマ株式会社の国内外のグループ会社
    3. 本個人データの利用目的
      上記II. に記載の利用目的(共同して利用する者による同様の利用目的を含む。)
    4. 本個人データの管理について責任を有する者の名称、住所および代表者の氏名
      住友ファーマ株式会社
      (住所および代表者の氏名は本ウェブサイトの会社情報に記載のとおり。)
  4. 役職員等(過去に役職員等であった者を含む。)またはそれらの家族の方の個人データ②

    1. 本個人データの項目
      氏名、性別、生年月日、入社年月日、住所、電話番号、家族情報、所属、勤務地、役職、電子メールアドレス、健康診断結果(住友ファーマ健康保険組合との共同利用に限る。)その他上記II. に記載の利用目的の達成に必要な項目
    2. 本個人データを共同して利用する者の範囲
      住友ファーマ健康保険組合、住友ファーマ従業員持株会その他住友ファーマ株式会社に関係する団体
    3. 本個人データの利用目的
      上記II. に記載の利用目的(共同して利用する者による同様の利用目的を含む。)
    4. 本個人データの管理について責任を有する者の名称、住所および代表者の氏名
      SMPビジネスパートナーズ株式会社
      (住所および代表者の氏名は本ウェブサイトの会社情報に記載のとおり。)
  5. 役職員等(過去に役職員等であった者を含む。)またはそれらの家族の方の個人データ③

    1. 本個人データの項目
      氏名、性別、生年月日、入社年月日、住所、電話番号、住友ファーマ企業年金基金による給付状況その他上記II. に記載の利用目的の達成に必要な項目
    2. 本個人データを共同して利用する者の範囲
      住友ファーマ企業年金基金
    3. 本個人データの利用目的
      上記II. に記載の利用目的(共同して利用する者による同様の利用目的を含む。)
    4. 本個人データの管理について責任を有する者の名称、住所および代表者の氏名
      住友ファーマ企業年金基金
      (住所および代表者の氏名は本ウェブサイトの会社情報に記載のとおり。)
  6. 役職員等(過去に役職員等であった者を含む。)またはそれらの家族の方の個人データ④

    1. 本個人データの項目
      氏名、性別、生年月日、所属、役職、勤務地、社員区分、入社年月日、最終学歴、勤怠、懲戒、郵便番号、住所、メールアドレスその他上記II. に記載の利用目的の達成に必要な項目
    2. 本個人データを共同して利用する者の範囲
      住友ファーマ労働組合
    3. 本個人データの利用目的
      上記II. に記載の利用目的(共同して利用する者による同様の利用目的を含む。)
    4. 本個人データの管理について責任を有する者の名称、住所および代表者の氏名
      住友ファーマ労働組合
      (住所および代表者の氏名は本ウェブサイトの会社情報に記載のとおり。)

Ⅳ. 開示等の請求に関する手続等

1. 請求いただける内容

当社では、個人情報の保護に関する法律(以下「法」といいます。)に基づき、ご本人様からの、当該ご本人様が識別される保有個人データおよび第三者提供記録に関する次の請求電磁的記録の提供による方法による開示の請求を含む。)を受け付けいたします。

<保有個人データに関する請求>

  • 「利用目的の通知」の請求:(法第32条第2項に基づく請求)
  • 「開示」の請求:(法第33条第1項に基づく請求)
  • 「内容の訂正、追加又は削除」の請求:(法第34条第1項または第5項に基づく請求)
  • 「利用の停止又は消去」の請求:(法第30条第1項に基づく請求)
  • 「第三者への提供の停止」の請求:(法第30条第3項に基づく請求)

<第三者提供記録に関する請求>

  • 「第三者提供記録の開示」の請求:(法第33条第5項に基づく請求)

2. 請求の方法

各請求は、所定の請求書に必要事項をご記入いただき、本人確認のための必要書類を添付のうえ、以下の宛先に郵送いただく方法により、お願い申し上げます。 なお、電話、FAX、E−MAIL、面会等の方法による請求は受け付けしておりませんので、予めご了承ください。また、各請求は、当社の個人情報・個人番号相談窓口のみで受け付けしており、平素お伺いしております当社各部門の社員等では受け付けしておりませんので、予めご了承ください。

<宛先>
〒541-0045 
大阪市中央区道修町2-6-8
SMPビジネスパートナーズ株式会社
個人情報・個人番号相談窓口 行

3. 請求書

請求の内容に応じて、以下のファイルをダウンロードし、印刷してご利用ください。

<保有個人データに関する請求>

「利用目的の通知」の請求 保有個人データの利用目的通知請求書
「開示」の請求 保有個人データの開示請求書
「内容の訂正、追加又は削除」の請求 保有個人データの訂正等請求書
「利用の停止又は消去」の請求 保有個人データの利用停止等請求書
「第三者への提供の停止」の請求 保有個人データの第三者提供停止請求書

<第三者提供記録に関する請求>

「第三者提供記録の開示」の請求 「第三者提供記録の開示請求書」

4. 本人確認のための必要書類

いずれの請求につきましても、次の書類(①と②の両方)をご用意ください。ただし、複数の請求を同時に行う場合は、重複して添付していただく必要はありません。なお、これらの書類は、回答書をお送りする際に返却いたします。

①「運転免許証」又は「パスポート」の写し1通
②「住民票」又は「印鑑登録証明書」の原本1通(発行後3か月以内のもの)

5. 代理人様による請求

代理人様が請求される場合における、代理人様であることを確認するための必要書類につきましては、別途、当社の個人情報・個人番号相談窓口までお問い合わせください。

6. 請求手数料

「利用目的の通知」の請求、「開示」の請求および「第三者提供記録の開示」の請求につきましては、いずれも1件につき800円(配達証明付書留郵便代)の手数料が必要となります。800円分の郵便切手を申請書・必要書類に同封していただくことにより、お支払いください。その他の請求につきましては、手数料はかかりません。 なお、手数料の額は、予告なく変更させていただくことがございますので、予めご了承ください。 また、お支払いいただいた手数料(郵便切手)は、回答書の送付に利用させていただくため、お返しすることはできませんので、予めご了承ください。

7. 回答

各請求に対する当社からの回答は、請求書に添付いただいた住民票又は印鑑登録証明書に記載された住所宛に、回答書を書留・本人限定受取郵便にて郵送する方法により行います。 なお、回答書は、請求の受付から2週間以内を目処に発送いたしますが、事情により遅れることがございますので、予めご了承ください。

8. 請求に応じられない場合

以下に該当する場合は、請求に応じられませんので、予めご了承ください。

  • 請求手続に不備がある場合(請求書の記入漏れ又は記載方法・記載内容の誤り、必要書類の添付忘れ、手数料の不足・未納等)
  • 請求された方がご本人様又は代理人様であることの確認ができない場合
  • 保有個人データに該当しない個人情報について請求された場合
  • 保有個人データに関する「利用目的の通知」の請求について、
    1)当社が公表している利用目的(上記II-1およびII-2のとおり)により、ご本人様が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合、
    2)利用目的をご本人様に通知し、若しくは公表することによりご本人様若しくは第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、
    3)利用目的をご本人様に通知し、若しくは公表することにより当社の権利若しくは正当な利益を害するおそれがある場合、又は
    4)国の機関若しくは地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的をご本人様に通知し、若しくは公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  • 保有個人データに関する「開示」の請求について、開示することによって、1)ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、2)当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合、又は3)他の法令に違反することとなる場合
  • 保有個人データに関する「内容の訂正、追加又は削除」の請求について、当該請求が、1)ご本人様が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によってなされたものでない場合、又は2)「内容の訂正、追加又は削除」に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
  • 保有個人データに関する「利用の停止又は消去」の請求について、当該請求が、1)ご本人様が識別される保有個人データが法第16条の規定に違反して取り扱われているという理由若しくは法第17条の規定に違反して取得されたものであるという理由によってなされたものでない場合、2)請求に理由があることが判明しない場合、又は3)保有個人データの「利用の停止又は消去」に多額の費用を要する場合その他の利用停止を行うことが困難な場合であって、ご本人様の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとる場合
  • 保有個人データに関する「第三者への提供の停止」の請求について、当該請求が、1)ご本人様が識別される保有個人データが法第23条第1項の規定に違反して第三者に提供されているという理由によってなされたものでない場合、2)請求に理由があることが判明しない場合、又は3)保有個人データの「第三者への提供の停止」に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供の停止を行うことが困難な場合であって、ご本人様の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとる場合

Ⅴ. 苦情・相談窓口

個人情報・個人番号に関する苦情・相談に関しましては、以下の宛先に郵送いただく方法にてお受けいたしております。

<宛先>
〒541-0045 
大阪市中央区道修町2-6-8
SMPビジネスパートナーズ株式会社
個人情報・個人番号相談窓口 行

Ⅵ. 保有個人データに関する事項の公表

①個人情報取扱事業者の名称、住所および代表者の氏名

SMPビジネスパートナーズ株式会社
(住所および代表者の氏名は本ウェブサイトの会社情報に記載のとおり。)

②すべての保有個人データの利用目的

上記II-1およびII-2のとおり

③保有個人データに関する開示等の求めに応じる手続

上記IVのとおり

④当社が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先

当社は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のために必要かつ適切な措置として、次の措置を講じています。また、個人データの取扱いを委託するときは、当該個人データの安全管理が図られるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

1) 基本方針の策定

  • 個人データの適正な取扱いの確保のため、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令および社会規範の遵守、適切な組織体制の整備等について定めた基本方針を制定しています。

2) 個人データの取扱いに係る規律の整備

  • 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとの取扱方法および役職員等・責任者の責務等について定めた社則を制定しています。

3) 組織的安全管理措置

  • 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う役職員等および当該役職員等が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や社則に違反している事実またはその兆候を把握した場合の責任者への報告体制を整備しています。
  • 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、内部監査部門による監査を実施しています。

4) 人的安全管理措置

  • 個人データの取扱いに関する留意事項について、役職員等に定期的な研修を実施しています。
  • 個人データについての秘密保持に関する事項を社員就業規則に規定しています。

5) 物理的安全管理措置

  • 個人データを取り扱う区域において、役職員等の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
  • 個人データを取り扱う機器、記録媒体等の漏えい、滅失または毀損を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、記録媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないようにするための措置を実施しています。

6) 技術的安全管理措置

  • アクセス制御を実施して、個人情報データベース等を取り扱う担当者および当該担当者が取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
  • 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

7) 外的環境の把握

  • 個人データを保管している各国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

⑤当社が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先

上記Vのとおり